Möglichst jederzeit erreichbar sein

Möglichst jederzeit erreichbar sein

“Zeit ist Geld” – ein starkes Argument, das auch für das Telefon gilt. Kein anderes Kommunikationsmittel lässt sich so zeiteffizient einsetzen. Wenn Sie ein paar einfache Regeln beachten, profitieren Sie und Ihr Gegenüber in der Leitung davon.

Für den Kunden bedeutet Zeitersparnis Geldgewinn – ein oft vernachlässigter Umstand. Für Ihr Unternehmen erhöht eine gute telefonische Erreichbarkeit die Chance auf einen Auftrag, denn kein Kunde hat Lust, mehrfach umsonst anzurufen oder zurückzurufen. Es gibt ein paar einfache Tipps, die Sie bereits beim nächsten Telefonat beachten können:

1.) Immer erreichbar sein
Während eigener Telefongespräche sollten Sie eingehende Telefonate entweder automatisch auf den Anrufbeantworter, auf zuvor informierte Kollegen oder auf die Telefonzentrale umleiten. Für größere Betriebe ist auch die Ringschaltung eine Möglichkeit. Bei dieser nimmt der nächste freie Mitarbeiter das Gespräch entgegen. Nicht nur während Sie telefonieren, auch an Wochenenden, Feiertagen oder beim kurzen Verlassen Ihres Arbeitsplatzes sollten Sie dafür sorgen, dass Ihr Telefon nicht ins Leere läuft.

2.) Umfangreiche Telefonnotizen
Wichtig bei der Aufnahme der Gesprächspartner von Kollegen durch die Telefonzentrale ist die Vollständigkeit der Nachricht. Die Notizen sollten mindestens Folgendes umfassen: Name des aufnehmenden Mitarbeiters, Datum, Uhrzeit, Name des Anrufers, Name des Unternehmens, Telefonnummer, Grund des Anrufs, Verbleib, Erreichbarkeit und gegebenenfalls Beschreibung der Stimmung des Anrufers.

3.) Gleiche Begrüßungen
In jedem Unternehmen sollte die Begrüßungsformel am Telefon für eingehende Anrufe standardisiert werden. Beispiel: Firmenname, Vor- und Nachname des Mitarbeiters, Gruß. Einen guten Eindruck macht es, wenn alle Mitarbeiter den Firmennamen in der gleichen Weise nennen – auf den Zusatz der Rechtsform (GmbH etc.) können Sie verzichten.

4.) Dem Anrufer Alternativen bieten
Kein Gespräch, das über die Telefonzentrale eingeht, sollte ohne Ankündigung mit einer Handy-Mailbox oder einem Anrufbeantworter verbunden werden. Ist der Wunsch-Gesprächspartner nicht erreichbar, sollten dem Anrufer drei Alternativen angeboten werden: Verbinden zu einem anderen Gesprächspartner, Verbindung mit einem Anrufbeantworter oder Aufnahme einer Gesprächsnotiz.

5.) Immer aktuell sein
Aktualisieren Sie laufend die Ansagetexte Ihres Anrufbeantworters, z. B. vor dem Urlaub oder bei einem ganztägigen Auswärtstermin.

6.) Zeitnah zurückrufen Hören Sie hinterlassene Nachrichten auf Ihrem Anrufbeantworter regelmäßig ab und rufen Sie möglichst umgehend zurück und erledigen die Anfrage.

Literaturtipp: Zur Autorin: Claudia Fischer ist Telefontrainerin in Unterhaching bei München und Autorin von drei Fachbüchern zum Thema “Professionelles Telefonieren”: Maximale Telefonpower, telefonsales und telefonpower.