„Antworten siehe unten“ – Sind Sie fit in Sachen E-Mail-Netiquette?

Keine Begrüßung, keine Verabschiedung und am besten noch alles kleingeschrieben: Ist das für Sie bereits Alltag oder gehören Sie auch zu den Menschen, denen es bei solchen E-Mails eher kalt über den Rücken läuft? Klar ist es verlockend, dem Geschäftskontakt mal schnell den Link zu einem spannenden Artikel rüberzuschicken. Das dabei aber trotz aller Kommunikationsgeschwindigkeit einige Grundregeln zu beachten sind, fällt leider oft unter den Tisch.

Fakt ist: Jede schriftliche Kommunikation, sowohl E-Mails als auch Briefe oder WhatsApp-Nachrichten, können vom Empfänger leicht missverstanden werden. Im direkten Gespräch können Sie sofort einhaken, wenn etwas in die falsche Richtung läuft – bei einer E-Mail ist das schwieriger. Schnell getippt, kann eine Nachricht unter Umständen leicht zu flapsig oder gar respektlos oder beleidigend rüberkommen.

Hier ein paar gute Tipps, mit deren Hilfe Sie sich ab sofort sicher auf dem virtuellen Parkett bewegen:

  • Begrüßung: Auch wenn Sie es eilig haben – eine freundliche Anrede und eine nette Grußformel sollten auf keinen Fall fehlen. Ein „Hallo Herr Meier / Hallo Frau Martens“ können Sie auch im beruflichen Kontext anwenden, denn es wirkt persönlicher. Vorausgesetzt, Sie hatten mit dieser Person bereits E-Mail-Kontakt. Sonst wird es schnell unhöflich und respektlos.
  • Betreff: Ja, es gibt immer noch Menschen, die E-Mails ohne Betreff verschicken. Oder nur mit einem Smiley oder so aussagekräftigen Zeilen à la „wie besprochen“. Damit machen Sie es Ihrem Gegenüber nur unnötig schwer! Wählen Sie lieber einen eindeutigen Betreff, der den Inhalt der Nachricht prägnant zusammenfasst. Dann kann der Empfänger direkt sehen, worum es geht und die E-Mail entsprechend ihrer Dringlichkeit bearbeiten.
  • Abbinder: Nichts ist ärgerlicher als sich durch gefühlte hundert E-Mails wühlen zu müssen, um eine Telefonnummer oder eine Adresse zu finden. Machen Sie es Ihren Kontakten leichter, indem Sie konsequent einen Abbinder unter Ihre E-Mails setzen.
  • Groß- und Kleinschreibung: Diese Funktionen gibt es nicht zum Spaß auf der Tastatur – nutzen Sie sie! Kleingeschriebenes ist schwieriger lesbar, in Großbuchstaben Geschriebenes wirkt wie Schreien, ist also grob unhöflich.
  • Smileys: Ja, es ist verlockend, die ganze Emotionspalette in Form kleiner bunter Emoticons in eine E-Mail einzubauen. Wenn Sie Ihr Gegenüber gut kennen, können Sie ruhig ein paar Smileys verwenden, um die Nachricht aufzulockern. Hier gilt wie so oft: Die Dosis macht das Gift! Bei einer förmlichen Geschäftskorrespondenz sollten Sie aber lieber ganz darauf verzichten.
  • Textmenge: Auch wenn es verlockend ist – bitte schreiben Sie keinen Roman in Schachtelsätzen, die Thomas Mann Konkurrenz machen würden. Solche Textwüsten sind am Bildschirm extrem anstrengend zu lesen, fassen Sie sich daher lieber kurz. Wenn Sie meinen, dass es noch mehr Klärungsbedarf gibt: Vereinbaren Sie am besten einen Telefontermin!
  • Antworten: Auch wenn es Sie etwas Zeit kostet – Suchen Sie sich die letzte E-Mail Ihres Kontaktes heraus und antworten Sie darauf. So weiß Ihr Gegenüber direkt, worum es geht. Aber bitte schreiben Sie Ihre Antworten nicht aus Bequemlichkeitsgründen in einer anderen Farbe mitten in den Text hinein! Beides wirkt unhöflich, unsortiert und lässt sich nicht sinnvoll im CRM ablegen

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