Der Flirt mit dem Anrufbeantworter

Der Flirt mit dem Anrufbeantworter salesBUSINESS - April 2008 Gehören Sie zu jenen Menschen, die schnell auflegen, statt auf einen Anrufbeantworter zu sprechen? Dann sollten Sie Ihre Taktik überdenken. Denn weder neue, noch potenzielle Kunden mögen es, wenn sich die „fünf neuen Nachrichten“ als eine Reihe von fünf Klicken nach dem Auflegen entpuppt. Wie Sie im Vertrieb richtig mit dem Anrufbeantworter Ihrer Kunden umgehen, erfahren Sie von unserer Telefon-Spezialistin und Buchautorin Claudia Fischer. Machen Sie sich klar, wem der Anrufbeantworter gehört: einem potenziellen Kunden, einem Bestandskunden oder einem verloren gegangenen Kunden?
Noch nicht gewonnener Kunde: Versuchen Sie zunächst zwei oder drei Mal, Ihren Ansprechpartner ans Telefon zu bekommen. Erfragen Sie bei Zentrale, Sekretariat oder Assistenz, wann er gut zu erreichen ist. Wenn möglich, vereinbaren Sie einen Telefontermin. Erst wenn dies nicht zum Erfolg führt, können Sie ihm auf das Band sprechen. Nennen Sie neben Ihrem Namen und der Telefonnummer auf jeden Fall den Grund Ihres Anrufs und den Nutzen eines Gespräches mit Ihnen! Erfährt der potenzielle Kunden nämlich erst bei seinem Rückruf, worum es geht, könnte das Ihr Neugeschäft ausbremsen.
Bestandskunde oder verloren gegangener Kunde: Hier bestand in der Vergangenheit bereits Kontakt - Ihre Nachricht können Sie also getrost hinterlassen. Wichtig ist auch hier: Name, Telefonnummer und Grund nennen. Dazu der Nutzen, den der Kunde von einem Gespräch mit Ihnen hat. Zusätzliche Tipps:  
  • In Ihrer Nachricht sollten Sie sich kurz vorstellen, den Bezug zum Kunden nennen, den Grund Ihres Anrufs sowie die Vorteile, die der Kunde durch Ihr Angebot hat.
  • Wichtig: Der Doppelverbleib. Nennen Sie Ihre Telefonnummer zwei Mal. Sprechen Sie dabei langsam, nennen Sie die Zahlen einzeln. Bitten Sie Ihren Kunden zurückzurufen und erwähnen, dass Sie sie ansonsten selbstverständlich (schließlich sind Sie ja servicerientiert, oder?) nochmals melden.
  • Seien Sie vorbereitet, wenn Kunden zurückrufen, das heißt, stellen Sie sicher, dass Sie schnell zuordnen können, wer Ihr Anrufer ist.
  • Reden Sie mit dem Anrufbeantworter wie mit einer Person.
  • Manche Menschen neigen zum Überhasten, wenn sie auf das Band sprechen. Versuchen Sie, Ihr normales Sprechtempo beizubehalten. Denken Sie auch an minikurze, rhetorische Pausen, die Ihre Botschaft verstärken. So haben Sie auch genug Zeit, um zwischendrin Luft zu holen.
  • Erarbeiten Sie eine Telefonstory für den Anrufbeantworter. Üben Sie den Text, aber tragen Sie ihn lebendig vor! Ein automatisiertes, zu monotones Ablesen überzeugt noch keinen potenziellen Kunden.
  • Wer vor seiner eigenen Stimme erschreckt: Einfach den Text ein paarmal auf ein Band sprechen und abhören - das führt zum Gewöhnungseffekt.
  • Falls das Band abschaltet, einfach noch mal anrufen. Nennen Sie den Bezug und fahren Sie an der Stelle fort, bei der sie abbrechen mussten.