Wie Sie bei Abwesenheit Ihr Telefonimage pflegen

Wie Sie bei Abwesenheit Ihr Telefonimage pflegen

acquisa – März 2002

Telefonmarketing: Häufig klingelt das Telefon bei direkter Durchwahl lange und keiner hebt ab. Das gleiche passiert bei der Zentrale. Sehr kundenfreundlich ist beides nicht. Trainerin Claudia Fischer gibt Tipps, wie Sie den Zeitverlust für Kunden vermeiden.
  1. Direkte Umleitung auf einen Mitarbeiter. Besonders kundenfreundlich und damit effektiv. Wichtig: Der Mitarbeiter, auf den das Telefon umgestellt wird, sollte darüber informiert werden.
  2. Direkte Umleitung auf die Mitarbeiterlinnen in der Zentrale. Moderne Telefonanlagen managen diese Umleitung, die sich besonders für große Unternehmen empfiehlt. Hier kann der Anrufer dann sofort mit einem Ansprechpartner verbunden werden, der über die Projekte des abwesenden Mitarbeiters informiert ist.
  3. Anrufbeantworter oder Voice Box sollten für die Zeiten nach Geschäftsschluss und bei kurzfristiger Abwesenheit vom Arbeitsplatz eingesetzt werden. Für Zweimannbetriebe auch für längere Zeiten tagsüber sinnvoll.
  4. Das Festtelefon auf das Handy oder ein anderes eigenes Telefon umzuleiten, empfiehlt sich für Dienstleister und kleinere Unternehmen. Sie beweisen dem Anrufer, dass Sie ihm jederzeit zur Verfügung stehen.
  5. Regelmäßiges Abhören von Anrufbeantworter und Voice Box. Das sollte selbstverständlich sein, denn Anrufbeantworter und Voice Box machen nur Sinn, wenn sie das Anliegen des Anrufers möglichst schnell zum Adressaten »transportieren«.
  6. Texte stets aktuell halten! Optimal ist eine ständige Aktualisierung -etwa durch Angabe wann der Abwesende wieder erreichbar sein wird.
  7. Text aufmunternd sprechen! Lächeln bei der Aufnahme des Textes wirkt Wunder.
  8. Telefonnummern grundsätzlich mit einzelnen Ziffern sprechen! Also »null-vier-null-eins«.
  9. Als Anrufer eigene Telefonnummer hinterlassen. Vor allem, wenn der Angerufene diese Nummer zwar kennt, der letzte Kontakt jedoch eine Weile zurückliegt. Je nach Situation reicht auch die Angabe, wo, sowie gegebenenfalls wann der Anrufer zu erreichen ist (Handy, Büro). Handheld, Laptop und Handy regelmäßig updaten. Für das Aktualisieren über Intranet oder PC gibt es Software.