Korrekt begrüßen und in ein Gespräch einsteigen

Korrekt begrüßen und in ein Gespräch einsteigen

Diese Situation hat wohl jeder schon einmal erlebt: Sie treffen einen deutlich jüngeren Menschen und sind sich plötzlich unsicher, ob Sie ihn Duzen oder Siezen sollen. Und weiter noch: Ist dem Herrn Professor Maier nun ein „Guten Tag Herr Professor“ oder ein „Hallo Herr Meier“ lieber?

Fest steht: Gute Kontakte haben ihren Ursprung in einer gelungenen Begrüßung. Sie ist das Fundament für ein gutes Gespräch und unter Umständen auch für eine fruchtbare Geschäftsbeziehung. Dabei gibt es seit Jahrhunderten nützliche Regeln, die in den vergangenen Jahrzenten allerdings zusehends verschwommen sind. Mit der Folge, dass die Unsicherheit größer geworden ist. Diese Erfahrung mache ich immer wieder bei meinen zahlreichen Telefon-Seminaren und -Coachings.

Grundsätzlich lohnt sich deshalb immer mal wieder ein Blick in den guten alten Knigge. Vieles von dem, was unsere Vorfahren einmal an Verhaltensregeln und Geboten aufgestellt haben, gehört keineswegs in die Mottenkiste. Bezüglich der eingangs aufgeworfenen Fragestellung heißt es dazu bei Knigge und seinen modernen Nachfolgern (u.a. www.knigge.de) beispielsweise, dass die Rangordnung im geschäftlichen Umgang nicht vom Geschlecht, sondern von der beruflichen Hierarchie bestimmt wird. Das bedeutet, dass etwa bei Besprechungen mit Geschäftspartnern zunächst jene Person begrüßt wird, die beruflich die höchste Position einnimmt.

Ähnlich verhält es sich mit der Antwort auf die Frage, wer wen vorstellen sollte – zum Beispiel bei einem Empfang. C. Bernd Sucher hielt hierzu in der Süddeutschen Zeitung unter dem Titel „Darf ich vorstellen?“ fest, dass grundsätzlich der Jüngere dem Älteren, der Herr der Dame und der Unbedeutende dem Bedeutenden vorgestellt werden sollte. Außerdem wies er auf die Bedeutung hin, akademische Titel und Adelstitel unbedingt zu nennen, jedenfalls solange man unsicher ist, dass diese Person keinen Wert darauf legt. Besonders wichtig erscheint mir persönlich die Feststellung, dass bei der direkten Vorstellung einer Person im Rahmen eines Gruppenkontakts immer auch einige erklärende Worte fallen sollten, etwa: „Herr Schmidt arbeitet gerade an seiner Promotion über indigene Völker in Afrika.“ Diese Information schafft eine Grundlage für eine angeregte Unterhaltung – gerade wenn sich die Gesprächspartner gerade erst kennengelernt haben.

Lassen sich diese nützlichen Tipps von der persönlichen Begegnung auch auf Telefonkontakte übertragen? Die klare Antwort lautet: ja! In meinem Buch Telefonpower habe ich unter anderem beschrieben, welche Bedeutung ein guter Einstieg in ein Telefonat besitzt. Schließlich entscheiden die ersten drei Sätze über die Reaktion des Angerufenen und damit über den Erfolg des Gesprächs. Hierzu gibt es einige einfache Regeln:

  1. Grüßen Sie Ihren Gesprächspartner freundlich und – sofern Sie diesen wissen – mit vollem Namen (siehe oben!), stellen Sie sich selbst mit Vor- und Zunamen sowie dem Namen Ihres Unternehmens vor.
  2. Sprechen Sie klar und deutlich (schließlich will Ihr Gegenüber Ihren Namen auch verstehen und er/sie will außerdem, dass sein/ihr Name deutlich und korrekt ausgesprochen wird, schließlich liegt ihm/ihr der Name am Herzen).
  3. Nennen Sie den Grund Ihres Anrufes und schaffen Sie ein angenehmes Gesprächsklima. Übrigens, auch bei Telefonaten gilt: Akademische Titel oder Adelstitel sollten stets in der Anrede enthalten und das „Sie“ obligatorisch sein.

Wenn Sie diese Tipps beherzigen, dann haben Sie schon halb gewonnen – egal ob im persönlichen oder im telefonischen Gespräch!